المشاريع-اهم الخطوات لنجاح المشاريع.
عند بناء مشروع عليك اولا ان تعرف كل شيئ عنه ، فما هي الاشياء اللتي يجب ان تعرفها عن مشروعك؟ و كيف تقوم بها؟ ما هي دورة حياة المشروع؟
كيفية اختيار أفضل برامج إدارة المشاريع؟ ، كيف تختار فريق عمل ناجح للمشروع؟
متى تختار فريق المشروع؟ متى يكون اول اجتماع للفريق؟ ، كيف تختار فريق عمل ناجح للمشروع؟
 |
| اهم الخطوات لنجاح المشاريع. |
يشهد العديد من مديري المشاريع أن المشاريع الأكثر نجاحا تبدأ بمرحلة التخطيط. فبالتخطيط يصبح لديك اساسقوي و اذا كان لديك أساس قوي لإطلاق المشروع ، فمن الأسهل بكثير إدارته.
ما هي منهجيات ادارة المشروع؟
كيف احدد منهجية إدارة مناسبة للمشروع.
مع وجود العديد من المنهجيات للاختيار من بينها ، قد يكون من الصعب معرفة المنهجية المناسبة للمشروع. ضع في اعتبارك احتياجات كل من مشروعك وفريقك ، وتذكر هاتين النصيحتين:
1. ابدأ مع وضع النهاية في الاعتبار:
انظر إلى متطلباتك وأهدافك وغاياتك ، للتأكد من الشكل الذي يجب أن تبدو عليه النتيجة النهائية والفوائد التي يجب أن توفرها.
على سبيل المثال ، تتطلب الأشياء المادية مثل المباني والسلع المنزلية استخدام اسلوب أكثر تسلسلا في التخطيط مثل التخطيط بالشلال أو المسار الحرج.
2. تقييم ما يعمل بالفعل:
فكر مرة أخرى في مشاريعك السابقة. ما هي الاساليب التي أثبتت انها ناجحة بالفعل لفريقك؟ إذا كانوا يستمتعون بالتعاون ودمج الأفكار الجديدة أثناء تقدمهم ، فاختر منهجية مثل Scrum أو Kanban أو XP أو APF.
أما اذا كان افكار فرقتك اكثر تنظيما فسوف يناسب اسلوب التخطيط بالشلال أو المسار الحرج أو إدارة مشروع السلسلة الحرجة.
فهم دورة حياة المشروع.
بغض النظر عن نوع المشروع الذي تخطط له ، سيمر كل واحد بنفس المراحل إلى حد ما. على الرغم من أن كل مشروع سيتطلب مجموعة خاصة به من العمليات والمهام الفريدة ، إلا أن كل منها سيتبع بنية مماثلة. هناك دائما بداية ووسط ونهاية.
تساعد دورة حياة المشروع على توفير بعض القدرة على التنبؤ ، مما يمنح مدير المشروع طريقة لمعالجة المهام في مراحل متميزة. في هذا القسم ، سنشرح ما تحتاج لمعرفته حول كل مرحلة:
مراحل دورة حياة المشروع:
- مرحلة البدء.
- مرحلة التخطيط.
- مرحلة التنفيذ.
- مرحلة التحكم والمراقبة.
- المرحلة الختامية.
- مرحلة البدء.
مرحلة البدء:
هي الجزء الأول من دورة حياة إدارة المشروع بأكملها. تهدف هذه المرحلة إلى تحديد المشروع وتطوير حالة عمل له والحصول على الموافقة.
خلال هذا الوقت ، قد يقوم مدير المشروع بأي مما يلي:
- إجراء دراسة جدوى.
- إنشاء ميثاق مشروع.
- تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين.
- حدد أدوات إدارة المشروع.
بحلول نهاية هذه المرحلة ، يجب أن يكون لدى مدير المشروع فهم رفيع المستوى لغرض المشروع وأهدافه ومتطلباته ومخاطره.
قراء ايضا:
نصيحة لبناء مشروع ناجح.
مرحلة التخطيط:
تعد مرحلة التخطيط أمرا بالغ الأهمية لإنشاء خارطة طريق للمشروع يمكن للفريق بأكمله اتباعها. هنا ، سوف تحدد التفاصيل وتحدد الأهداف لتلبية المتطلبات التي وضعتها المنظمة.
خلال هذه المرحلة ، سيقوم مديرو المشاريع عادة بما يلي:
- إنشاء خطة مشروع.
- وضع خطة الموارد.
- تحديد الأهداف ومقاييس الأداء.
- توصيل الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق.
- بناء مهام سير العمل.
- توقع المخاطر ووضع خطط الطوارئ.
بداية مرحلة التنفيذ:
تبدأ هذه المرحلة عادة باجتماع المعنيين في المشروع انطلاق المشروع ، حيث يحدد مدير المشروع الأهداف لجميع أصحاب المصلحة المعنيين.
قبل حدوث هذا الاجتماع ، يجب على مدير المشروع القيام بما يلي:
- وضع الرؤية والتسليمات: حدد هدفا مشتركا للجميع. خطط لما يجب إنجازه ومتى.
- حدد فريقك وحدد الأدوار: من يفعل ماذا؟ قم بإنشاء قائمة وتضمين معلومات الاتصال لسهولة الاتصال.
- ضع خطة المشروع الأولية: ضع خطة في مكانها الصحيح ، ولكن ضع اللمسات الأخيرة على التفاصيل مع فريقك عند انطلاق المباراة.
- تحديد مقاييس النجاح: كيف سيتم قياس المشروع؟ ما الذي سيجعلها ناجحة؟ ضع التوقعات مبكرا.
- تحديد المخاطر والاختناقات المحتملة: قم بإعداد الفريق لحواجز الطرق المحتملة ولديك عملية لحل هذه المشكلات بسرعة.
- إنشاء الخدمات اللوجستية للتواصل الجماعي: كيف ستقومون بتحديث بعضكم البعض؟ إنشاء عملية متسقة (اجتماعات يومية و / أو أسبوعية) وتحديد التكنولوجيا اللازمة لذلك.
- اختر عملية العمل أو منهجية إدارة المشروع: ضع أفضل الممارسات التي سيتبعها فريقك.
- حدد الأدوات التي ستستخدمها: تأكد من أن كل شخص لديه الأدوات المناسبة ويعرف كيفية استخدامها.
- حدد موعدا للاجتماع الافتتاحي: يجب أن يكون الفريق بأكمله وأصحاب المصلحة حاضرين ، سواء كان ذلك شخصيا أو افتراضيا.
- قم بتعيين جدول الأعمال وإعداد الشرائح للاجتماع: أرسل الجدول الزمني قبل الاجتماع حتى يتمكن الجميع من الاستعداد وفقا لذلك ، وقدم الشرائح للرجوع إليها بعد ذلك.
منتصف مرحلة التنفيذ:
مرحلة التنفيذ هي المكان الذي يحدث فيه امتلاء المشروع من الداخل ، ويتطلب معظم الوقت والمال والأشخاص.
هنا ، ستقوم ببناء التسليمات لضمان تلبية المتطلبات.
كما ذكرنا سابقا ، يمثل الاجتماع الافتتاحي البداية الرسمية لمرحلة التنفيذ.
أول اجتماع لفريق المشروع:
قد يبدو جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي كما يلي:
- مقدمات: من هو؟
- خلفية المشروع: لماذا تقوم بهذا المشروع؟ ما هي الأهداف؟
- نطاق المشروع: ماذا ستفعل بالضبط؟ ما نوع العمل المتضمن؟
- خطة المشروع: كيف سنفعل ذلك؟ كيف تبدو خارطة الطريق؟
- الأدوار: من سيكون مسؤولا عن أي عناصر من المشروع؟
- الاتصال: ما نوع قنوات الاتصال التي ستستخدمها؟ ما نوع الاجتماعات أو تقارير الحالة التي يجب أن يتوقعها فريقك؟
- الأدوات: ما هي الأدوات التي ستستخدمها لإكمال المشروع وكيف؟
- الخطوات التالية: ما هي عناصر العمل الفوري التي يجب عليك إكمالها؟
- سؤال وجواب: افتح الباب لأية أسئلة
مرحلة التحكم والمراقبة:
تحدث هذه المرحلة جنبا إلى جنب مع مرحلة التنفيذ. مع تقدم المشروع ، يجب على مدير المشروع التأكد من أن جميع الأجزاء المتحركة تسير في الاتجاه الصحيح في جميع الأوقات. قد تضطر إلى إجراء تعديلات على الخطة بسبب ظروف غير متوقعة أو تغيير في الاتجاه.
أثناء مرحلة التحكم والمراقبة ، قد يتعين على مديري المشاريع القيام بأي مما يلي:
- إدارة الموارد.
- مراقبة أداء المشروع.
- يحتاج لتعديل كثير.
إدارة المخاطر:
- إجراء اجتماعات الحالة والتقارير.
- تحديث الجدول الزمني للمشروع.
- تعديل خطط المشروع.
في نهاية مرحلة التنفيذ ، يجب إكمال جميع مخرجات المشروع المتفق عليها وقبولها من قبل العميل.
مرحلة إغلاق المشروع:
المرحلة الختامية هي خطوة حاسمة في دورة حياة إدارة المشروع. إنه يشير إلى النهاية الرسمية للمشروع ويوفر فترة للتفكير والاختتام وتنظيم المواد.
يمكن لمديري المشاريع:
- جرد جميع التسليمات.
- اربط أي نهايات فضفاضة.
- تسليم المشروع إلى العميل أو الفريق الذي سيدير العمليات اليومية للمشروع.
- إجراء تشريح لاقسام للمشروع لمناقشة وتوثيق أي دروس من المشروع.
- تنظيم جميع مستندات المشروع في موقع مركزي.
- توصيل نجاح المشروع لأصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين.
- الاحتفال بإنجاز المشروع والاعتراف بأعضاء الفريق.
يتم تجميع فريق المشروع وتعيين مسؤولياتهم خلال أي مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع؟
يتم في مرحلة بداية المشروع تحديد الاشخاص المهتمين و اصحاب المصالح و الفريق.
تحتاج إلى تحديد فريقك وإعداده. راجع مشروعك والتسليمات وحدد شكل الفريق الذي تحتاجه.
تحقق من التوافر اشخاص مهتمين في العمل معك.
و شارك الريق الافكار من البداية.
لا تقم بالتخطيط و التفكير وحدك منعزلا عن باقي الفريق لان توافر عقول مختلفة يساعد على نجاح المشروع و النظر اليه من جوانب مختلفة.
كيفية إعداد فريق المشروع.
الآن بعد أن أصبحنا على نفس الصفحة حول قيمة التعاون ، دعنا نرجع خطوة إلى الوراء ونناقش ما الذي يجمع فريق المشروع ؟ وكيفية بناء فريق رائع؟
من هم فريق المشروع؟
فريق المشروع هو مجموعة من الأشخاص الذين يعملون نحو هدف مشترك من خلال جلب مهارات قيمة وفريدة من نوعها إلى المجموعة.
يعد تحديد أعضاء فريق مشروعك وتحديد هوية فريقك وتوحيد ممارسات التشغيل الخاصة به أمرا بالغ الأهمية لنجاح المشروع.
كيف تختار فريق عمل ناجح للمشروع؟
إذا ما الذي يجب مراعاته عند تجميع فريق مشروعك؟
1- تحديد ما هي احتياجات المشروع: يتيح لك فهم نطاق المشروع أولا اختيار من يجب أن يكون في الفريق بشكل استراتيجي.
2- مجموعة المهارات اللتي يحتاجها المشروع للنجاح: يعد اختيار أعضاء الفريق الذين يمكنهم تقديم مجموعة متنوعة من المهارات الفريدة وذات الصلة أمرا حيويا.
إذا كان فريقك يفتقر إلى مجموعة مهارات معينة ، فقد لا يكملون المهمة بشكل صحيح. الكثير من الأشخاص الذين لديهم نفس القدرات يمكن أن يسبب ارتباكا حول الملكية.
3- من لديه وقت كافي للمشروع : ربما تكون قد وجدت الشخص المثالي لجزء من المشروع ، ولكن إذا كان مثقلا بالعمل ، فقد يصبح عائقا. اختر أعضاء الفريق الذين لديهم توفر في جداول مشاريعهم القادمة.
4- أنماط العمل المتوفرة بين افراد الفريق : الأشخاص المختلفون لديهم أساليب عمل وشخصيات مختلفة ، من الضروري فهم كيف يمكن أن تؤثر هذه الاختلافات على ديناميكية فريقك واحتضانها بمجرد بدء المشروع.
كيفية اختيار أفضل برامج إدارة المشاريع:
هناك العديد من خيارات برامج إدارة المشاريع في السوق ، واختيار الخيار المناسب لك ولفريقك أمر بالغ الأهمية.
هذه الأسئلة هي نقطة انطلاق مفيدة لاختيار برنامجك ، ولكن تأكد من التفكير في استراتيجيتك طويلة المدى أيضا.
- هل سينمو هذا البرنامج ويتكيف مع فريقك ، أم سيحد منه؟
- هل يسهل برنامج إدارة المشاريع على فريقك اعتماد سير عمل إدارة المشروع.
- ابحث عن برنامج سهل الاستخدام ويسمح بالتعاون دون عناء ومشاركة الملفات وإدارة التكاليف وإعداد التقارير في الوقت الفعلي.