نصيحة لبناء مشروع ناجح.
ان اول خطوات المشروع الناجح هي البدء بالمشروع ، ما هي مراحل المشروع؟ و ما هي مرحلة البدء بالمشروع؟ كيف تبدا المشروع بشكل صحيح؟ ما هي المشكلات التي تواجه المشاريع الصغيرة؟ ما هي مجالات المشروع؟ كيف تقوم بعمل فريق للمشروع؟
المشاريع - نصيحة لبدء بناء مشروع ناجح. |
اول خطوات بدا المشروع تعتبرأندفاع الهوسي لترتيب الأمور استعدادا لبدء العمل الأساسي؟ بغض النظر عن الطريقة التي يحدث بها ، فإن بدء المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاحه في المستقبل.
من التقدير وتحديد النطاق ، إلى تعيين الموارد ، وتحديد المتطلبات ، والإحاطة في فريقك ، والاجتماع الأول المهم للغاية مع العميل - هناك الكثير من المهام التي تقوم بها في البدايات لتطور مشروعك. عليك أن تحدد نغمة النجاح.
سأقوم بتقديم المعلومات التي تحتاجها حتى يبدأ مشروعك بشكل صحيح ونأمل أن يسهل المسار المستقبلي.
سأطلعك على الجوانب الأساسية لمرحلة بدء المشروع ، وكيفية الحماية من التحديات المستقبلية ، وتحديد التوقعات الصحيحة ، وكذلك إلقاء نظرة على بعض المجالات للتركيز عليها والتي يمكن أن تساعدك حقا على النجاح لاحقا.
ما هي مرحلة بدء المشروع؟
أول خطوة عليك القيام بها هي أن تعرف عن دورة حياة المشروع. مهما كانت المنهجية أو العملية التي اخترتها ، يجب أن يبدأ كل مشروع في مكان ما.
ما هي خطوات بدء المشروع؟
يحتوي أي مشروع بشكل عام على خمس خطوات:
- مرحلة البدء.
- مرحلة التخطيط.
- مرحلة التنفيذ.
- مرحلة المراقبة.
- مرحلة التحكم والإغلاق.
و اهم مرحلة هي مرحلة بدء المشروع ، و اللتي في الغالب نبدأ بها ثم نتوقف و لا نعرف كيف نكمل المشروع.
سوف نقوم بتسهيل المرحلة الاولى من المشروع و هي مرحلة البدء، و نقدم لكم نصائح لبدايات مشروع ناجح.
مرحلة البدء:
مرحلة البدء هي المرحلة الأولى ، حيث يتم إطلاق المشروع ، سواء مع فريقك أو مع أي عملاء وأصحاب مصلحة.
قم بجمع أي معلومات لديك ، وتحديد نطاق المشروع وتوقيته وتكلفته. هذا هو الإعداد الأساسي لمشروعك حيث تحدد أصحاب المصلحة والفريق والأهداف والغايات والتسليمات.
كيف تبدأ مشروع صغير ناجح؟
كيف أبدأ مشروعا وماذا علي أن أفعل في مرحلة بدء المشروع؟
للتركيز على بدء تحتاج لتحديد ثلاث مجالات ، تعد هذه المجالات مركزية لأي مشروع.
مجالات المشروع:
- الأشخاص.
- العمليات.
- المنتج.
هذه الثلاث مجالات هي مركز اي مشروع.
دعونا نذكرهم بالتفصيل:
أولا - الاشخاص:
حدد أهم الناس اللذين ستعمل معهم، حسنا ، لن تنشئ أي شيء بدونهم ، أليس كذلك ؟!
يمكن حصر الاشخاص في (الفؤيق اللذي ستعمل معه ، و انت و اصحاب المصلحة مثل العميل و الداعم...).
1. الفريق :
تخطيط شكل فريقك.
في مرحلة بدء المشروع ، تحتاج إلى تحديد فريقك وإعداده. أولا ، راجع مشروعك والتسليمات وحدد شكل الفريق الذي تحتاجه.
تحقق من التوافر اشخاص مهتمين في العمل معك.
عندما تفكر في جمع فريق ، لا تنظر فقط إلى التوافق ، بل انت بحاجة إلى التفكير في المهارات التي تحتاجها لينجح مشروعك ، فكر في العميل أو أصحاب المصلحة هنا أيضا: كيف سيعمل أعضاء فريقك معهم؟
عند انشاء فريق العمل تحقق من القائمة التالية:
- المهارات (ماذا سيحتاجون إلى القيام به؟).
- الخبرة (ما الذي سيحتاجون إلى العمل عليه من قبل؟).
- أصحاب المصلحة (كيف سيحتاجون إلى التواصل؟).
- التوفر (هل سيكون لديهم الوقت لتكريس الوقت و نفسك للمشروع؟).
- الميزانية (هل يمكنك تحملها؟).
تذكر ، لا تفعل هذا في عزلة. من الجيد عقد اجتماع سريع مع العملاء المتوقعين مقدما ، لاستعراض المشروع والتسليمات والحصول على مساعدتهم في تحديد متطلبات الموارد.
بهذه الطريقة اللتي ذكرناها سوف تحصل على شكل فريق لمشروعك ، ولكن تذكر أن تترك بعض الوقت للطوارئ بعد التخطيط لذلك قبل بدء المشروع المناسب في حال كنت بحاجة إلى البحث خارج مؤسستك عن مجموعة المهارات المناسبة للعاملين لحسابهم الخاص أو المقاولين ربما.
تذكر إن أفضل طريقة لبدء المشروع بالطريقة الصحيحة هي تحديد التوقعات وإدارتها مبكرا. من خلال إشراك فريقك مقدما ، سيشعرون بمزيد من المشاركة في صنع القرار وبالتالي يكون لديهم انطباع أكثر إيجابية عن المشروع ككل.
لذا اعقد جلسة انطلاق داخلية. قم بإعداد اجتماع بسيط مع الاشخاص اللذين تتوقع ان تشكل معهم فريق (تأكد دائما من أن الاجتماع مفيد والأشخاص مناسبين) وقم باظهار خلفية واضحة عن المشروع وأي أهداف وغايات ومتطلبات.
شيء وجدته مفيدا هو ترك مساحة في نهاية الاجتماع لأعطاء المجال للمناقشة امور تخص الفريق مثل:
- كيف يريد الفريق العمل؟
- كيف ومتى يجب أن يحصل الفريق على ملاحظات العملاء أو أصحاب المصلحة؟
- كيف يريد الفريق التواصل مع ملاحظات العميل أو أصحاب المصلحة؟
- ما هي الاجتماعات المنتظمة التي يجب أن يعقدها الفريق داخليا؟ متى يجب أن تكون هذه؟
- هل يجب أن تكون عمليات اللحاق بالركب مخصصة وغير رسمية ، أم أكثر تخطيطا لها؟
كما قلت ، من المرجح أن يؤدي إشراك الفريق في صنع القرار مقدما إلى جعلهم يشعرون بمزيد من الاستثمار في المشروع ككل. يمكن أن يساعد عقد هذا الاجتماع في تغذية طرق العمل المقترحة للفريق في المستند ، مما يجعله أكثر صلة بكيفية تشغيل المشروع بالفعل.
2. أصحاب المصلحة:
تحديد من يشارك ومتى و من مهتم بالمشاركة و من مهتم بان يصبح مشتري في المستقبل.
كجزء من بدء المشروع ، حدد مشاركة أصحاب المصلحة. سواء كان هذا العميل أو أصحاب المصلحة الداخليين ، من المهم حقا أن تكون واضحا بشأن من يقوم بالمهام أو التوقيع على التسليمات أو المراجعة والتغذية الراجعة.
إعداد اتصالات المشروع مع اصحاب المصلحة و الاشخاص المهتمين:
ليس فقط معرفة من سيشارك في المشروع و من يريد ان يشتري و من يريد ان يدعم بل عليك ايضا ان تحدد كيف ستتواصل معهم.
من المفيد تحديد متى وكيف ستتم الاتصالات مع أصحاب المصلحة. راجع ما تشعر أنه ضروري للتحديثات والاجتماعات مع أصحاب المصلحة الأساسيين.
3. ولا تنسى ... أنت!
لا تنساك في كل هذا! من السهل التركيز على أصحاب المصلحة والعملاء وفريقك على نفسك ، ولكن من المهم التأكد من تعيين توقعاتك بشكل صحيح لهذا المشروع. فكر فيما تريد الحصول عليه من مشروعك ، وأهدافك وحاول التخطيط لبعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيقها طوال فترة ذلك.
ثانيا - العمليات :
قلنا ان بدايات المشروع تحتاج لثلاث عناصر تعتبر مركز المشروع و هي الاشخاص و العمليات و المنتج، و تحدثنا عن كيف نحدد الاشخاص و نجمع الفريق،و الان سوف نتحدث عن العمليات ، ما هي العمليات و كيف نحددها؟
العمليات:
التي من المهم تحديد عملية مشروعك في البداية حتى تكون هناك محيط واضح لك ولفريقك ، و لعملك لمتابعته.
كيف تقوم بتحديد العمليات و الاتجاهات الضرورية لمشروعك؟
1. المنهجية:
ما هي المنهجية التي يجب اتباعها؟ قد يكون هذا واضحا بالفعل من خلال كيفية عمل مشروعك ، أو كيفية إعداد وكالتك أو فريقك على سبيل المثال.
غالبا ما يكون مزيجا مختلطا من المنهجيات المختلفة - لا تقلق من هذا ، فكر دائما في الأفضل للمشروع بدلا من محاولة إجباره على ملاءمة منهجية معينة.
فكر في الأشياء التالية عند التفكير في المنهجية:
- ما هو حجم مشروعك؟
- ما مدى ثبات النطاق والتوقيت والميزانية؟
- ما الفريق الذي لديك للعمل عليه؟
- هل لديك فريق بدوام كامل أم يتم مشاركته مع مشاريع أخرى؟
- كيف يعمل العميل حاليا؟
- هل سيكون لديك عميل مستثمر بالكامل قائد المشروع؟
باستخدام إجابات على الأسئلة المذكورة أعلاه ، يجب أن تكون قادرا على الحصول على فكرة أوضح عن نوع المشروع وبالتالي كيفية تشغيله.
على سبيل المثال ، إذا تم تعيين كل النطاق والتوقيت والميزانية ، فسيكون هذا أكثر انتاجا ، أو إذا كان لديك فريق متخصص بدوام كامل مع قيادة مشروع عميل مستثمر بالكامل ، فقد يكون هذا أكثر ملاءمة لمشروعك.
2. الأدوات:
ما هي أدوات إدارة المشروع المناسبة لاستخدامها في المشروع؟ حسنا ، مرة أخرى ، هذا يعتمد حقا على مشروعك وفريقك وعميلك وميزانيتك!
كما قلت طوال الوقت ، تجنب العمليات الثقيلة جدا وهذا هو نفسه بالنسبة للأدوات - تجنب إلقاء الكثير من الأدوات غير الضرورية في المزيج ، وفكر في مدى تكاملها.
بعض المجالات التي يجب مراعاتها عند اختيار الأدوات التي تحتاجها هي:
- تخطيط الموارد وإدارتها على سبيل المثال تعويم أو معلم الموارد
- تخطيط المشاريع وإدارة الجداول الزمنية مثل Microsoft Project أو Gantt Pro
- التعاون مع أصحاب المصلحة مثل جداول بيانات Google أو Confluence
- التواصل مع فريقك وأصحاب المصلحة مثل Slack أو Workspace
- مشروع إدارة المهام الداخلية مثل جيرا أو تريلو
أنا شخصيا أؤيد إبقاء الأمور بسيطة وغالبا ما أجد أستخدم
. أيا كانت الأدوات التي تستخدمها ، تأكد من اتفاق فريقك الداخلي وأصحاب المصلحة ، ومعرفة كيفية استخدامها بفعالية. تجنب الإفراط في تعقيد الأمور ، ويمكنك دائما تحسين الأدوات لاحقا في المشروع إذا وجدت أن الأشياء لا تعمل.
3. المخاطر:
يعد التفكير في المستقبل أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها في مرحلة بدء المشروع عند بدء مشروع. من المهم للغاية تحديد المخاطر التي قد تمنع المشروع من التسليم مقدما.
قم بلتسليط الضوء على المخاطر والافتراضات والمشكلات والتبعيات، وكذلك العمل من خلال كيفية التخفيف من هذه المخاطر. تأكد من إشراك فريقك ، وفكر في عقد جلسة مع فريقك حيث تقوم بعصف ذهني لمجالات الخطر ، حيث من المحتمل أن يتوصلوا إلى أشياء لم تفكر فيها حتى.
لا جعل تحديد المخاطر يخيفك و يخيف فريقك من الاستمرار بل هي طريقة للحفاظ على المشروع في المستقبل، كن مستعدا لما قد يحدث حتى تستطيع مواجهته.
ثالثا - المنتج.
اخر خطوة من خطوات بدء المشروع هي تحديد المنتج ، فبعد ان قمت بتحديد الفريق و العمليات و الطرق ، اصبح بامكانك تحديد المنتج و مناقشته مع الفريق.
أخيرا ، المنتج - ما تقوم بإنشائه.
هناك بعض الامور الأساسية هنا التي يجب تعيينها ضمن مرحلة بدء المشروع.
1. المتطلبات.
أولا ، ما هي متطلبات مشروعك؟ قبل ان تبدأ في المرحلة الثانية من المشروع عليك ان تعرف ما هي المتطلبات اللتي تحتاجها ، ما هي احتياجات العمل والعميل والمستخدم لما تقوم بإنشائه؟ يساعدك هذا في الحصول على فهم واضح لخلفية وسياق المشروع.
2. النطاق والتسليمات.
في هذه المرحلة من المشروع ، لديك فكرة عن ماهية التسليمات. حان الوقت الآن للبدء في تجسيد هذا.
3. إعداد التسليمات.
أخذ المعلومات التي لديك ، قم بتنظيم اجتماع داخلي لمراجعة التسليمات مع فريقك. إذا لم يكن فريقك في مكانه بعد وتحتاج إلى المضي قدما في تحديد التسليمات ، فاجتمع مع قادة الانضباط. تأكد من جعل الناس يشاركون ، لا تحددها بمعزل عن غيرها!
عند المراجعة مع فريقك، تأكد من وضع هذه المجالات في الاعتبار لمراجعتها لكل تسليم:
- ما هذا؟
- ما هو الشكل الذي سيكون فيه؟
- هل ستكون جولات التعديلات ضرورية؟
- من سيشارك؟
- متى يجب تسليم هذا؟
- هل لديها تبعيات على أي مخرجات أخرى؟
4. الميزانيات والتوقيت.
بعد قائمة التسليمات الخاصة بك ، لديك الآن نطاق مشروع تقريبي وتحتاج إلى وضع توقيتات وأدوار مقابل ذلك.
العمل مع الانضباط الخاص بك يؤدي إلى تقدير التوقيتات وشكل الفريق مقابل ذلك. اعتمادا على العملية.
تأكد من العمل مع الفريق على هذه ، لتعيين المحيط الصحيح. مرة أخرى ، لا تفرض عملية على مشروع ، تأكد من أن العملية تناسب المشروع. اتفق على شكل الفريق ، ثم ضع التكاليف مقابل ذلك.
5. مقاييس النجاح.
ما هو مشروعك أو منتجك دون نجاح؟ ولكن ماذا يعني النجاح حتى؟ لا تنس أن مشروعك يحتاج أيضا إلى نوع من القياس ، بحيث يمكنك مراجعة وفهم أين نجحت الأشياء أو لم تنجح ، ومدى نجاحك.
أنشئ بعض معايير القياس التي ستراجعها في النهاية (أو في مراحل معينة على طول المشروع).
ضع في اعتبارك مجالات مثل:
مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية مثل زيادة زوار الموقع.
رضا العميل ، أي ما مدى سعادة العميل بكيفية سير المشروع؟
رضا الفريق ، أي ما مدى سعادة الفريق بالطريقة التي سار بها المشروع؟
تباين التوقيت.
فرق الميزانية.
ما هي المشاكل اللتي تواجه المشروعات الصغيرة؟
عند بدء المشروع هناك العديد من التحديات اللتي قد تواجهك :
1. مرحلة بدء المشروع تسير ببطء شديد.
غالبا ما يكون الأمر كذلك في بداية المشروع حيث يستغرق الجميع وقتا أطول قليلا حول ما يتعين عليهم القيام به ، وكل شيء يحتاج لوقت أكثر من المعتاد ،
في بعض الأحيان ، يمكن أن تبدأ عمليات بدء المشروع في السحب لفترة طويلة جدا. ويمكن أن يؤثر حقا على المشروع عندما تكافح من أجل الوصول.
فيما يلي بعض النصائح لضمان التحرك بالسرعة الصحيحة:
- قم بإجراء مكالمات أو اجتماعات لمناقشة الأشياء والموافقة عليها - يمكن أن يساعد ذلك غالبا في تسريع الأمور بدلا من وجود الكثير من الرسائل الإلكترونية ذهابا وإيابا.
- تأكد من أن العميل والفريق يعرفان ما هي التسليمات الخاصة بهم لمرحلة بدء المشروع وأي تبعيات تعتمد عليها. قم بالتمييز على الفور إذا كانوا يمنعون أي شيء يمضي قدما.
- حدد التوقيت العام لهذه المرحلة. قبل انطلاق المباراة ، غالبا ما يكون من السهل المماطلة، لذا تأكد من وجود هدف واضح للعمل من أجله ،و تسليمة في وقت محدد.
- فكر في زخم الفريق والعميل. كيف يمكنك إشراك الناس وتحفيزهم ، وتوضيح أنه يتم إحراز تقدم؟ نظرا لأن مرحلة بدء المشروع لا تتعلق بالتنفيذ بقدر ما تتعلق بإعداد المشهد ، فحاول العثور على أشياء ملموسة يمكنك أنت والفريق القيام بها للمساعدة في جعل المشروع أكثر واقعية.
2. التقاط مشروع في منتصف الطريق.
الكثير من النصائح التي قرأتها لإدارة المشروع تقول أنك من بداية المشروع يمكنك قيادته من البداية. ولكن ماذا لو تم إحضارك إلى المشروع في منتصف الطريق ، أو في بداية مرحلة معينة؟ قد يكون الأمر صعبا حقا لأنك لم تشارك في مرحلة البدء.
جرب هذه النصائح:
- تأكد من أنك واضح بشأن كل ما حدث سابقا. إذا قام شخص ما بتسليمه إليك ، فاطلب منه تقديم قائمة بالروابط والتسليمات والحالة المرتبطة وأي روابط لمستندات مهمة.
- قم بإعداد انطلاق المشروع مع فريقك ، ثم أصحاب المصلحة ، تماما كما تفعل في بدء المشروع في البداية "الحقيقية" للمشروع.
على الرغم من أنك لا تريد أن يضطر فريقك أو عميلك إلى تكرار الأشياء ، إلا أنهم سيقدرون أنك بحاجة إلى مواكبة السرعة ، كما أنها طريقة جيدة لإعادة ضبط الفريق والمضي قدما في قيادة مشروع جديد.
من الجيد أيضا إجراء مراجعة للمشروع في منتصف الطريق - على سبيل المثال ، يمكنك الاطلاع على المخاطر الحالية أو معدل الاحتراق الحالي في الميزانية ، للتأكد من أن الجميع لا يزالون متوافقين.
3. بدء مشروع واحد لمشروع يمتد على مراحل متعددة.
تتمثل إحدى المشكلات الأساسية في مشروع كبير وطويل الأمد في وجود مرحلة بدء واحد فقط في بداية المشروع ثم عدم إعادة التعيين أبدا أثناء انتقالك إلى مراحل مختلفة. ما يتم تحديده لمرحلة واحدة ، لا يتم احتسابه بالضرورة عبر جميع المراحل ويمتد طوال عمر مشروعك.
لذا جرب ما يلي:
- إذا كان مشروعك يحتوي على مراحل مختلفة واضحة ، على سبيل المثال مرحلة اكتشاف منفصلة عن التطوير ، تعامل مع كل مرحلة على أنها مشروع صغير بدلا من القيام بجزء أكبر مقدما. يوفر هذا نقاط انطلاق رئيسية لكل مرحلة ، بدلا من محاولة وضع الكثير من الافتراضات في البداية.
قم بانطلاقة مصغرة في كل مرحلة وتأكد من أنك مررت بقائمة مراجعة بدء المشروع وقمت بتغطية كل عنصر ضمن ذلك للمرحلة المحددة.
4. هناك نقص في الوضوح حول المشروع.
في بعض الأحيان عندما تبدأ في مرحلة بدء المشروع ، يمكن أن تبدو الأمور غامضة بعض الشيء ويشعر أعضاء الفريق بالارتباك بشأن ماهية المشروع بالفعل.
تأكد من إلقاء نظرة على ما يلي لإنشاء محاذاة داخل فريقك:
تأكد من أن لديك قائمة واضحة بالمتطلبات من العميل. تأكد من تضمين متطلبات العمل والمستخدم والمتطلبات الفنية ضمن هذا.
قم بتشغيل هذه المتطلبات مع فريقك إذا كان لديك واحد مخصص. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتأكد من وجود خيوط تأديبية. تأكد من مشاركة الأشخاص من البداية.
بمجرد إجراء انطلاقة داخلية وعميلة ، حافظ على الزخم داخل الفريق - تأكد من أن الفريق يعرف ما يقدمه ويستثمر فيه. قم دائما بإشراك الفريق في إعداد الموجز وتعريف المخرجات ونهج المشروع.